Komme i gang med nedlasting av leverandørfaktura

Nedlasting av leverandørfaktura fra dine grossister gir deg god oversikt over inngående fakturaer. Leverandørfakturaer kan kobles mot ulike prosjekter i JobOffice, og eksporteres til utvalgte regnskapssystemer.

Funksjonen er tilpasset nedlasting fra grossistene Ahlsell, Brødrene Dahl og Heidenreich samt eksport til utvalgte regnskapssystemer.


SLIK KOMMER DU I GANG:

1. SKAFF BRUKERNAVN OG PASSORD FRA GROSSIST
   1. Ta kontakt med din grossist for å få tilsendt brukernavn/passord for nedlasting av faktura.
      
      
   2. Du må informere grossisten om følgende:
      1. Ditt hovedkundenummer hos grossisten.
      2. At du benytter JobOffice til fakturanedlasting, slik at fakturaer blir lagt ut i riktig filformat. Grossisten vil da stille inn sitt datasystem slik at det genereres faktura elektronisk til din FTP-mappe. Følgende filformater benyttes hos grossistene:
         
         Ahlsell: Nelfo 4.0 XML
         Brødrene Dahl: VVSXML
         Heidenreich: VVSXML
         
         
         Merk: Dersom du har flere kundenummer hos grossisten, må grossisten laste opp alle elektroniske fakturaer til samme FTP-mappe på sin server. Selv om du mottar faktura elektronisk, vil du fremdeles få tilsendt generalnota på papir ved månedens slutt.
         
         Vi gjør oppmerksom på: Ved aktivering på fakturanedlasting av fakturaer og pdf av disse fra Heidenreich, vil det ikke lenger være mulig å få tilsendt fakturaene pr.post. Disse printes ut på egen printer fra JobOffice. Generalnotaen  blir tilsendt slik som tidligere.  
         
         
2. TA KONTAKT MED DIN REGNSKAPSFØRER
   Fra din regnskapsfører trenger du i utgangspunktet å vite:
   
   
   1. Hvilken nummerserie starter leverandører på i regnskapet.
      
      
   2. Hvilket leverandørnummer er Ahlsell, Brødrene Dahl og Heidenreich registrert med i regnskapet. (Disse numrene vil du trenge når du senere skal laste ned din første faktura fra grossisten).
      
      
      
3. SYSTEMINNSTILLINGER I JOBOFFICE
   
   1. Åpne systeminnstillingene og gå til menyen \Grossist\Prisbøker\.
      (Les mer). 
      
      
   2. Marker den aktuelle grossisten, sett på hake på valget fakturanedlasting - og skriv inn brukernavn og passord i feltene. Trykk deretter på 'Lagre'.
      
      
      
   3. Gå deretter til menyen \Grossist\Automatiske tjenester\ og aktiver 'automatisk nedlasting av leverandørfaktura'. Klikk på knappen 'Last ned automatisk' og velg hvilket tidspunkt du ønsker at JobOffice skal laste ned leverandørfakturaene. Eksempelvis daglig klokken 07:00. Velg deretter 'aktiver' og trykk på 'Lagre'.
      (Les mer)
      
      
      
4. NEDLASTING AV DEN FØRSTE LEVERANDØRFAKTURAEN
   Det er 'meldingssenteret' i JobOffice som utfører selve nedlastingen av fakturaene fra grossisten. Du kan når som helst klikke på knappen 'Send/Motta' i meldingssenteret, for å laste ned leverandørfakturaer. Alternativt vente på at automatisk nedlasting av leverandørfaktura skal 'gjøre jobben'. (Les mer)
   
   
   1. Første gang leverandørfaktura fra en bestemt grossist lastes ned, vil fakturaene stoppe opp i innboksen i meldingssenteret. Du må da høyreklikke på leverandørfakturaen og velge 'Godkjenn'.
      
      
   2. Du vil da få beskjed om å skrive inn hvilken nummerserie leverandører starter med i regnskapet. Skriv inn dette og trykk ok.
      
      
   3. På neste meny vil du få beskjed om å skrive inn leverandørnummeret som den aktuelle leverandøren er registrert med i ditt regnskap. Skriv inn dette og trykk OK. Følgende vil da automatisk skje:
      
      
      1. JobOffice oppretter et kontaktkort på denne leverandøren, og knytter kontaktkortet mot kategorien 'Leverandør'.
         
         
      2. Et prosjekt blir opprettet på dette kontaktkortet, prosjektet vil bli kalt 'Leverandørfakturaer 2009'.  (Årstallet settes automatisk ut fra leverandørfakturaens dato).
         
         
      3. Den aktuelle leverandørfakturaen vil bli lagret på prosjektet 'Leverandørfakturaer 2009'. Dersom du har flere leverandørfakturaer fra denne grossisten i innboksen, godkjenner du disse ved å høyreklikke på dem - og velge 'godkjenn'. (Du kan du markere flere fakturaer med 'ctrl+klikk').
         
         

1. Gå til leverandørens kontaktkort, og klikk på fanen 'prosjekter'.
2. Dobbeltklikk på det aktuelle prosjektet.
3. På prosjektet klikker du på fanen 'Leverandørfaktura'.

1. Klikk på knappen 'Prosjekt' (til venstre i hovedmenyen).
2. Velg fanen 'Alle prosjekter'.
3. På bunnen av bildet velger du 'Vis prosjektinnhold'.
4. Velg deretter filteret 'Leverandørfakturaer i periode'.
5. Du vil da få listet opp alle leverandørfakturaer i inneværende måned, fra alle grossister.
   (Les mer).

SLIK EKSPORTERER DU DINE LEVERANDØRFAKTURAER TIL REGNSKAPET
Det er også mulig å eksportere fakturaene til fil, for import i ditt regnskapssystem. Dette gjøres ispfall på følgende måte:

1. Klikk på knappen 'Prosjekt' (til venstre i hovedmenyen).
2. Velg fanen 'Alle prosjekter'.
3. På bunnen av bildet klikker du på knappen 'Eksport'.
   
   Merk:
   Eksport til regnskap krever at systeminnstillingene i JobOffice er riktig innstilt.
   (Les mer om regnskapseksport).

Relaterte saker:
- Leverandørfaktura i JobOffice og utskrift av disse